Funktionsübersicht
Der Empfang und das Senden von E-Mails gehören zu den Grundfunktionen von Zarafa. Aber auch Abwesenheitsnotitzen, die Einladung zu Terminen, der Zugriff auf andere E-Mail-Konten (soweit vom anderen Benutzer erlaubt), Markieren, Filterregeln erstellen und vieles mehr ist mit Zarafa möglich. Im Zusammenspiel mit Anti-Spam-Lösungen können Spam-Mails gekennzeichnet und in einem Junkmail-Ordner sortiert werden.
Webaccess
Der komfortable Webaccess stellt Ihnen auch ohne Installation alle Funktionen von Outlook zur Verfügung. Und das sogar dann, wenn Ihr eigener Computer nicht in der Nähe ist. Durch ein Webinterface, das an Outlook angelehnt ist, haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Outlook-Daten.
Das Besondere an Zarafa ist, dass zwischen Client und Server nur im Offline-Modus eine Synchronisation statt findet. Ansonsten arbeitet man über den Client direkt auf dem Server. Sämtliche Änderungen, die über Webaccess vorgenommen werden, sind dadurch sofort in Outlook sichtbar und umgekehrt, z. B. der 'Gelesen'-Status bei E-Mails sowie weitere Unterordner- und Statusfelder. Wenn Sie eine E-Mail über den Webaccess von zu Hause aus verschicken, liegt sie im selben Gesendete-Objekte-Ordner, als ob Sie sie von Ihrer Firma aus verschickt hätten.
Outlook außerhalb des Firmen-Netzwerks
Sie können sich von Ihrem Computer über eine sichere Verbindung mit dem Zarafa-Server verbinden und arbeiten, als ob Sie in Ihrer Firma wären. Diese Funktion steht mit Outlook 2000, 2003 und XP zur Verfügung.
PDA-Unterstützung
Auch mit Ihrem PDA können Sie mit dem Zarafa-Server kommunizieren und Ihre Outlook-Daten mit dem PDA synchronisieren. Sie haben alle Outlook-Daten immer dabei. Zarafa unterstützt ActiveSync für PocketPCs (z. B. Windows CE .net) und HotSync für Palms.
Kalender
Zarafa stellt Ihnen viele nützliche Kalenderfunktionen zur Verfügung, z. B. Termine für sich und für andere anlegen, private Termine vor dem Zugriff anderer schützen, usw. Das Thema Zusammenarbeit wird durch den Zarafa-Server effektiv unterstützt. Wenn es Ihnen der Kollege gestattet, können Sie auf seinen Kalender zugreifen. Die Ressourcenverwaltung von Räumen, Beamer oder Firmenwagen kann über entsprechend eingerichtete Kalender erfolgen.
Terminkoordination
Zarafa erleichtert Ihnen die Terminkoordination im Team. Schauen Sie nach, wann alle Teilnehmer freie Zeit haben, legen Sie einen Termin an und laden Sie die Teilnehmer per E-Mail ein. Die Kollegen können dem Termin zustimmen oder ihn ablehnen. Bei Zustimmung wird der Termin anschließend automatisch im Kalender vermerkt. So ist ein Treffen mit mehreren Personen sehr schnell geplant.
Aufgaben
Eine eigene Aufgabenliste aber auch gemeinsam genutzte Aufgabenlisten erleichtern den Überblick über zu erledigende Arbeiten. Sie sehen, was noch zu tun ist, und bekommen mit, was bereits von einem Kollegen abgeschlossen wurde. Verbinden Sie Einträge mit zusätzlichen Informationen, wie z. B. Uhrzeit, Datum, Besitzer oder Priorität. Außerdem können Aufgaben auch per E-Mail versendet werden.
Offline-Synchronisation
Auch ohne Internet-Verbindung können Sie mit aktuellen Outlook-Daten arbeiten. Sobald Sie wieder über einen Internetzugang verfügen, können Sie die Daten zwischen Outlook und dem Zarafa-Server synchronisieren. Alle offline geschriebenen E-Mails werden dann verschickt. Die Offline-Synchronisation ist besonders nützlich, wenn Sie viel mit Ihrem Laptop unterwegs sind und nicht immer einen Internetzugang haben.
Datenspeicherung
Hinter dem Zarafa-Server steht die Open-Source-Datenbank MySQL. Sämtliche Daten werden dort zentral gespeichert. Für die Sicherung der Daten können Sie die üblichen My-SQL-Sicherungsmethoden verwenden (z. B. Arkeia).
Weitere Funktionen
- Https für sicheren Zugriff auf den Server
- Soft Deletes für die Wiederherstellung gelöschter E-Mails innerhalb eines einstellbaren Zeitraumes
- Gruppenrechte für die effektive Verwaltung von Zugriffsrechten
- E-Mail-Verteilerlisten für einfaches und schnelles Verschicken von E-Mails an mehrere Adressaten
- und viele andere mehr
