E-Mail-Archivierung

E-Mails sind zum wichtigsten Kommunikationsmedium in Unternehmen und zwischen Unternehmen geworden. Vom einfachen Informationsaustausch bis hin zur automatisierten Entgegennahme von Auftragsdaten oder gar Rechnungen spannen sich heute die Einsatzgebiete von E-Mail-Kommunikation. Laut verschiedener Analysen erfolgt ca. 60 % der Unternehmenskommunikation per E-Mail. Ob diese Annahme in jedem Fall zutrifft, ist sicherlich auch sehr von der jeweiligen Situation abhängig, doch die Bedeutung von E-Mails ist unbestritten.

Warum archivieren?

Die einschlägigen Rechtsgrundlagen haben sich seit der Einführung der elektronischen Datenverarbeitung den Gegebenheiten angepasst. Neben den GoBs (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), der AO (Abgabenordnung), dem HGB (Handelsgesetzbuch) und dem UStG (Umsatzsteuergesetz) geben auch SigG (Signaturgesetz) und SigV (Signaturverordnung) in Verbindung mit dem Grundgesetz (GG) die veränderte deutsche Rechtslage wieder. Für einige Unternehmen gelten dann auch noch weitere rechtliche Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel der Sarbanes-Oxley-Act. Es gibt also eine Vielzahl von Regelungen, die einen Anforderungskatalog für die Archivierung definieren, die jedoch keine abschließende Aussage des „wie“ zulassen. Nur eins ist sicher: es muss archiviert werden.

Was archivieren?

Wenn es schon rechtlich zwingend erforderlich ist E-Mails zu archivieren, dann treten alle anderen Gründe hinter diesen zurück, auch wenn die rechtlichen Regelungen gar nicht alle E-Mails betreffen.

Aus der Gleichstellung von papierenem Dokument (mit Unterschrift) und digitalem Dokument (mit qualifizierter digitaler Signatur) folgt, dass was als Papier den entsprechenden Aufbewahrungsfristen unterliegt, muss auch als qualifiziert digital signiertes Dokument aufbewahrt werden. Hört sich einfach an, in der Realität sind die wenigsten Dokumente entsprechend qualifiziert digital signiert. Da der Gesetzgeber nicht abschließend erklärt hat, welche E-Mail-Dokumente zu archivieren sind, kommt dann nur eine komplette Archivierung aller E-Mails in Frage?

Wie lange archivieren?

Bei papierenen Dokumenten sind die Fristen je nach Unternehmen und Organisation geregelt. Allgemein bekannt sind die 6- bzw. 10-Jahresfristen für Korrespondenz bzw. Rechnungen. Im Bereich der E-Mail-Archivierung gelten grundsätzlich die gleichen Zeiträume, doch ist das technisch nicht ganz so einfach zu lösen.

Wir beraten Sie gerne über den für Sie richtigen Ansatz der Archivierung und das Thema Filtering (Viren-, Spam-, Content-Filtering), bei der Auswahl und Implementierung des für Sie passenden Systems, und wir helfen Ihnen, den gesetzlichen Anforderungen, aber auch den wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, gerecht zu werden.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!